KSeF dla rolników cz. 2 – czym jest? Przykłady.
Od 2026 r. wchodzi w życie Krajowy System e-Faktur (KSeF). W konsekwencji obejmie również przedsiębiorców z branży rolniczej. Oto druga część naszego poradnika. Przykłady praktyczne opracował Bartosz Modrzejewski, Kraftax.
Od 2026 r. z KSeF będą musiały korzystać na zasadach ogólnych:
- spółki rolnicze oraz
- rolnicy indywidualni będący czynnymi podatnikami VAT.
Ich faktury od lutego lub kwietnia 2026 roku będą musiały przechodzić przez KSeF, zarówno te wystawione, jak i otrzymane.
Zaproszenie na Warsztaty produktowe dla rolników: 28 stycznia w Koźminie Wlkp.
Przykład nr 1
Pan Piotr prowadzi gospodarstwo rolne i jest czynnym podatnikiem VAT. Oprócz produkcji zbóż świadczy również usługi rolnicze innym przedsiębiorcom.
Sprzedaż – maj 2026 r.
W maju 2026 r. Pan Piotr sprzedaje rzepak spółce BioOil sp. z o.o. (również czynny podatnik VAT):
- Pan Piotr wystawia fakturę sprzedaży w KSeF,
- spółka BioOil odbiera fakturę poprzez KSeF.
Zakup – maj 2026 r.
W tym samym miesiącu Pan Piotr kupuje części do maszyn od firmy Agro-Serwis sp. z o.o.:
- Agro-Serwis wystawia fakturę w KSeF,
- Pan Piotr odbiera fakturę w KSeF (np. przez swój dotychczasowy program księgowy).
Ponieważ Pan Piotr jest czynnym podatnikiem VAT, od lutego/kwietnia 2026 r. wszystkie jego faktury sprzedażowe i zakupowe muszą przechodzić przez KSeF.
I to niezależnie od tego, że jego działalność ma charakter rolniczy.
Czy rolnik ryczałtowy płaci podatek PCC przy zakupie używanego ciągnika rolniczego
Rolnicy ryczałtowi?
Dla rolników ryczałtowych wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF nie jest obowiązkiem.
Rolnicy ci mogą jednak dobrowolnie skorzystać z tej możliwości poprzez uprawnienie nabywcy do wystawiania faktur w ich imieniu.
Aby móc przekazać takie uprawnienia rolnik ryczałtowy musi jednak posiadać NIP.
Nadanie uprawnienia do wystawiania faktur VAT RR danemu nabywcy wymaga również zaakceptowania oświadczenia o posiadaniu statusu rolnika ryczałtowego.
W przypadku braku przekazania uprawnienia przez rolnika ryczałtowego, faktury będą mogły być wystawiane poza systemem KSeF.
Przykład nr 2
Pan Jan jest rolnikiem ryczałtowym i sprzedaje zboże spółce Agro-Trade sp. z o.o. Rolnicy ryczałtowi nie mają obowiązku korzystania z KSeF, ale Pan Jan chce, aby faktury były wystawiane elektronicznie.
Kwiecień 2026 r. – nadanie uprawnień
Pan Jan posiada NIP i za pośrednictwem KSeF:
- przekazuje spółce Agro-Trade uprawnienie do wystawiania faktur VAT RR w jego imieniu,
- oświadcza, że posiada status rolnika ryczałtowego.
Lipiec 2026 r. – sprzedaż zboża
Po dostawie zboża w lipcu 2026 r.:
- spółka Agro-Trade wystawia fakturę VAT RR w KSeF w imieniu Pana Jana,
- faktura zostaje automatycznie zarejestrowana w KSeF i udostępniona obu stronom.
Alternatywa (brak uprawnienia) – gdyby Pan Jan nie nadał uprawnienia:
- spółka Agro-Trade wystawiłaby fakturę VAT RR poza KSeF (np. w formie papierowej lub PDF),
- byłoby to nadal zgodne z przepisami.
Jeżeli chodzi o odebranie faktur to rolnik ryczałtowy nieposiadający numeru NIP nie będzie otrzymywał faktur w KSeF.
Będzie jednak je otrzymywał w sposób uzgodniony ze sprzedawcą – np. mailem w formie PDF.
Jeśli zaś rolnik ryczałtowy posiada NIP będzie on miał możliwość odbierania faktur w KSeF.
W Pszennie – Riela Polska, tuż obok słynna Krzyżowa: symbol pojednania Polsko-Niemieckiego
Przykład nr 3
Wariant 1 – rolnik ryczałtowy bez NIP
Pan Jan Nowak (rolnik ryczałtowy) nie posiada NIP.
W maju 2026 r. kupuje nawozy od spółki Agro-Trade sp. z o.o.:
- Agro-Trade wystawia fakturę sprzedaży poza KSeF,
- faktura nie trafia do KSeF,
- Pan Jan otrzymuje ją mailem w formie PDF, zgodnie z ustaleniami ze sprzedawcą.
Jest to prawidłowe, ponieważ rolnik ryczałtowy bez NIP nie ma technicznej możliwości odbioru faktur w KSeF.
Wariant 2 – rolnik ryczałtowy z NIP
Pan Jan Nowak posiada NIP. W maju 2026 r. nabywa nawozy od tej samej spółki Agro-Trade sp. z o.o.:
- Agro-Trade wystawia fakturę sprzedaży w KSeF,
- faktura zostaje udostępniona Panu Janowi w KSeF,
- Pan Jan może ją odebrać bezpośrednio w systemie KSeF, albo przez program księgowy zintegrowany z KSeF.
W tym przypadku posiadanie NIP daje rolnikowi ryczałtowemu możliwość odbioru faktur w KSeF.
Pierwsza część informacji o KSeF – kliknij tutaj.
Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej – swój przypadek skonsultuj ze specjalistą
Bartosz Modrzejewski Konsultant podatkowy w kancelarii KrafTax
