Okres rozliczeniowy: tak ograniczysz ilość wystawianych faktur VAT

Dla płatnika VAT wystawiającego faktury sprzedaży samodzielnie, uciążliwe jest wystawianie bardzo wielu faktur. Ma to miejsce, kiedy realizuje dużo dostaw do stałych kupujących. Elżbieta Łukawska z Kraftax proponuje sposób na ograniczenie ilości wystawianych faktur.

Poniższa porada przyda się każdemu przedsiębiorcy, który jako płatnik VAT wystawia faktury. Tekst opieramy na przykładzie rolnym.

Nie ma obowiązku wystawienia faktury jednocześnie z dokonaniem dostawy swoich produktów. Można również wystawić fakturę:

• wcześniej, choć nie wcześniej niż 60. dnia przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi albo otrzymaniem zaliczki.
• później, maksymalnie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży.

Nowy podatek od importu nawozów – unijny podatek węglowy w praktyce

Przykład 1: dostawa zboża i faktura VAT

Rolnik wiezie zboże do skupu 1 sierpnia. Kolejną partię dostarczy 31 sierpnia. Nie musi do tych dostaw wystawiać faktur od razu. Zgodnie z ustawowym terminem może obydwie te faktury wystawić 15 września.
W jednym przypadku będzie to 2 tygodnie po dostawie, a w drugim 1,5 miesiąca.

W naszym przykładzie, dla uproszczenia, są tylko dwie dostawy w miesiącu, ale faktycznie może ich być znacznie więcej. Są osoby, które przeznaczają wtedy cały dzień na fakturowanie dostaw z zakończonego miesiąca.

Rozwiązaniem na dużą ilość wystawianych faktur sprzedaży może być ustalenie okresów rozliczeniowych.
Okresy rozliczeniowe można ustalić zarówno dla dostaw towarów, jak i dla świadczenia usług.

Jak to zrobić? Sprzedawca i nabywca uzgadniają PISEMNIE, że będą się fakturować zbiorczo w ustalonych okresach rozliczeniowych.

Jeśli mamy wielu kupujących, dla których dokonujemy wielokrotnych dostaw, to z każdym z nich osobno powinniśmy uzgodnić rozliczanie się w okresach rozliczeniowych.

Okres rozliczeniowy nie musi pokrywać się z miesiącem kalendarzowym. Sprzedający i kupujący mogą uzgodnić dowolny okres rozliczeniowy. Zastrzeżenie: nie może to być rzadziej niż raz w roku.

Przykład 2: faktura VAT co kwartał

Rolnik (sprzedający) i skup (kupujący) uzgodnili czteromiesięczne okresy rozliczeniowe w następujący sposób:

• czerwiec-wrzesień,
• październik-styczeń,
• luty-maj.

Dzięki takiemu rozwiązaniu rolnik będzie dostarczał plony do skupu przez cały okres żniw w okresie od czerwca do września i dopiero po zakończeniu tego okresu rozliczeniowego wystawi na wszystkie dostawy jedną fakturę.

Przykład 3: faktura VAT co 10 dni

Rolnik (sprzedający) i hurtowania owoców i warzyw (kupujący) 26 lipca uzgodnili okres rozliczeniowy jako 10 dni.

Rolnik dostarcza do hurtowni swoje produkty codziennie lub kilka razy dziennie. Okresy rozliczeniowe w naszym przykładzie to:

• 5 sierpnia,
• 25 sierpnia,
• 4 września, itd.

Można również ustalić, że będzie to każdy 10. dzień miesiąca, 20. dzień miesiąca i 30. dzień miesiąca.

Dzięki takiemu rozwiązaniu ilość faktur jest jednocześnie ograniczona, a zarazem rolnik nie musi czekać zbyt długo na rozliczenie.

Przykład 4: kilku dostawców, różne okresy rozliczenia VAT

Przedsiębiorca rolny (sprzedający) uzgadnia:

• z restauracją (kupujący 1) tygodniowy okres rozliczeniowy,
• z hurtownią owoców i warzyw (kupujący 2) okres rozliczeniowy wyniesie miesiąc licząc od 16. dnia miesiąca do 15. dnia kolejnego miesiąca,
• z punktem skupu (kupujący 3) okresem rozliczeniowym będzie kwartał kalendarzowy.

Rolnik zdecydował się na różne okresy rozliczeniowe z różnymi kupującymi. Brał pod uwagę ilość dostaw dla każdego z nich i terminowość płatności.

To pozwala mu zapewnić płynność finansową gospodarstwu i możliwie najmniejsze obciążenie pracą biurową.

Prawo podatkowe dopuszcza więc pewną elastyczność w zakresie obowiązków fakturowania. Dzięki temu można zredukować obciążenia administracyjne i zaplanować prace w gospodarstwie.

Elżbieta Łukawska
Starszy konsultant podatkowy

Artykuł nie stanowi porady prawnej – swój przypadek skonsultuj ze specjalistą.