KSeF dla rolników cz. 1 – czym jest? Zasady.
Od 2026 r. wchodzi w życie Krajowy System e-Faktur (KSeF). W konsekwencji szerokie grono przedsiębiorców, w tym również z branży rolniczej, będzie musiało wystawiać czy też odbierać faktury za pośrednictwem KSeF, informuje Bartosz Modrzejewski z kancelarii KrafTax.
Korzystać z KSeF na zasadach ogólnych będą musiały spółki rolnicze oraz rolnicy indywidualni będący czynnymi podatnikami VAT.
Dodatkowo, ustawodawca przewidział szczególne zasady dla rolników ryczałtowych, uwzględniające ich dotychczasową specyfikę rozliczeń podatkowych.
W tym cyklu artykułów krok po kroku przedstawimy wszystkie najważniejsze zagadnienia związane z KSeF, które mogą być istotne z perspektywy rolników.
Zaproszenie na Warsztaty Produktowe dla rolników: 8 stycznia 2026 w Człuchowie
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Do głównych obowiązków związanych z KSeF należą oczywiście wystawianie oraz odbieranie faktur.
Będzie to możliwe za pośrednictwem systemów finansowo-księgowych, które zintegrowane będą z KSeF (systemy te będą np. automatycznie pobierać faktury z KSeF czy też umożliwiać przesłanie faktur do KSeF), bądź też przy pomocy dedykowanych darmowych programów rządowych (np. Aplikacji Podatnika KSeF).
Skorzystanie z KSeF nie będzie możliwie bez prawidłowego uwierzytelnienia się (potwierdzenia swojej tożsamości) czy posiadania odpowiednich uprawnień (zakres czynności, które możemy wykonywać).
W fakturowaniu nastąpi zatem prawdziwy cyfrowy przełom, a faktury papierowe czy te wystawiane za pomocą prymitywnych narzędzi odchodzić będą do lamusa.
Informacje o systemie
Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny prowadzony przez Administrację Skarbową. Jest on platformą służącą w szczególności do wystawiania, przesyłania, otrzymywania i przechowywania faktur.
Wraz z wejściem obowiązkowego KSeF, fakturą będzie określony zestaw danych cyfrowych, wykorzystujący jednolity oraz ustrukturyzowany wzór faktury – struktura FA(3).
Dla faktur VAT RR przewidziana będzie odrębna struktura FA_RR(1).
Dokument w formie pliku XML przesłany przez sprzedawcę, po przetworzeniu/wystawieniu w systemie i nadaniu numeru KSeF, stanie się pełnoprawną fakturą, którą w systemie otrzyma nabywca.
Funkcjonalności KSeF
Funkcjonalności albo inaczej mówiąc zakres czynności, które będziemy mogli wykonać przy pomocy KSeF-u możemy podzielić na główne dwie grupy:
- Uwierzytelnianie i uprawnienia – m.in.: czynności związane z potwierdzeniem swojej tożsamości w systemie na kilka różnych sposobów, nadawanie oraz odbieranie uprawnień, powiadamianie o nadaniu, odebraniu bądź braku uprawnień do wykonania danych czynności.
- Obsługa e-Faktur – m.in.: wstawienia faktur, odbieranie/otrzymywanie faktur, wgląd w faktury danego podmiotu, przechowywanie faktur przez 10 lat.
Uwierzytelnianie w KSeF
Jak już wspomnieliśmy we wstępie przed każdą czynnością wykonywaną w KSeF należy się uwierzytelnić – czyli potwierdzić swoją tożsamość.
Można tego dokonać na kilka różnych sposobów w zależności od osoby/podmiotu, który wykonuje daną operację:
- Os. fizyczne:
Podpis zaufany, Kwalifikowany podpis elektroniczny, Token (tylko do końca 2026 r.), Certyfikat KSeF.
- Os. prawne (np. spółki):
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna, Token (tylko do końca 2026 r.), Certyfikat KSeF.
Zarówno token jak i certyfikat są narzędziami, które można wyrobić po uprzednim „zalogowaniu się” do systemu inną metodą.
Istnieje również możliwość, aby osoby prawne nieposiadające kwalifikowanej pieczęci elektronicznej upoważniły konkretną osobę fizyczną, która będzie mogła uwierzytelnić się w KSeF w ich imieniu. Można tego dokonać poprzez złożenie formularza ZAW-FA do właściwego urzędu skarbowego.
Sięgnij po 14 ton pszenicy z hektara: siewnik punktowy Väderstad Proceed
Uprawnienia w KSeF
Po prawidłowym uwierzytelnieniu się w KSeF możemy z niego korzystać w zakresie posiadanych uprawnień. Podmioty korzystające z KSeF we własnym imieniu będą co do zasady posiadały pełnię uprawnień (np. osoby fizyczne z JDG, spółki).
Osoby bądź podmioty wykonujące czynności w czyimś imieniu mogą dokonywać tylko tych czynności, do jakich zostali wcześniej uprawnieni.
Najważniejszymi w KSeF są:
- uprawnienia do wystawienia faktur,
- uprawnienia do przeglądania faktur czy
- uprawnienia do zarządzania uprawnieniami.
Tryby działania KSeF
Podstawowym trybem działania KSeF jest tryb Online (faktura przesyłana jest do systemu w czasie rzeczywistym). Istnieją również inne, niestandardowe tryby funkcjonowania w KSeF – tryby Offline.
Należą do nich tryb Offline24 (wykorzystywany np. podczas problemów z Internetem), tryb Offline (stosowany w przypadku czasowej niedostępności KSeF – np. z powodu prac serwisowych) czy tryb awaryjny (wykorzystywany przy stałej awarii KSeF).
W trybach offline faktury wystawiane są poza KSeF, po czym wymagane jest ich przesłanie do systemu w wyznaczonym terminie, który różni się w zależności od konkretnego trybu.
W przypadku całkowitej awarii KSeF z uwagi na sytuacje nadzwyczajne np. zagrożenie dla kraju, nie będzie obowiązku wystawienia ani odbierania faktur za pośrednictwem KSeF.
Wówczas sporządzenie i wysłanie dokumentów odbędą się na dotychczasowych, tradycyjnych zasadach (bez udziału KSeF).
Nie będzie obowiązku stosowania struktury faktury z KSeF. Dokumentu nie trzeba będzie również dosyłać do KSeF po ustaniu awarii.
Terminy wejścia KSeF
Luty 2026 r.
Od 1 lutego 2026 r. wystawianie faktur w KSeF stanie się obowiązkowe dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.
Niemiej jednak od 1 lutego 2026 r. co do zasady wszyscy przedsiębiorcy będą odbierali faktury przy użyciu KSeF.
Kwiecień 2026 r.
Od 1 kwietnia 2026 r. wystawianie faktur w KSeF stanie się obowiązkowe dla pozostałych przedsiębiorców.
Dodatkowo, do końca 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie będzie dotyczył przedsiębiorców, u których łączna wartość sprzedaży wraz z podatkiem będzie mniejsza lub równa 10 tys. zł.
Jeśli natomiast nastąpiłoby przekroczenie limitu 10 tys. zł. Wówczas obowiązek wystawiania faktur w KSeF wystąpi począwszy od faktury, którą przekroczono limit.
KSeF dla rolników cz. 2 – czym jest? Przykłady – kliknij tutaj.
Bartosz Modrzejewski Konsultant podatkowy w kancelarii KrafTax
Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej – swój przypadek skonsultuj ze specjalistą
