KSeF dla rolników cz. 4 – Zakupy rolnika ryczałtowego a KSeF
Jak prawidłowo dokumentować zakupy oraz jakie obowiązki ma sprzedawca, a jakie rolnik ryczałtowy jako nabywca? To zasadne pytanie w kontekście obowiązkowego KSeF, przekonywuje Bartosz Modrzejewski z kancelarii Kraftax.
Choć rolnik ryczałtowy korzysta ze szczególnej formy rozliczeń w VAT, nadal jest traktowany jako podatnik. Może on posiadać numer NIP i w praktyce wielu rolników taki numer posiada.
Może również posługiwać się wyłącznie numerem PESEL.
To rozróżnienie ma kluczowe znaczenie przy wystawianiu faktur w KSeF (tzw. faktur ustrukturyzowanych).
Wystawienie faktury na rzecz rolnika ryczałtowego
Jeżeli rolnik ryczałtowy posiada NIP i dokonuje zakupu jako podatnik, obowiązują go w zasadzie takie same reguły, jak w przypadku innych przedsiębiorców.
Gdy sprzedaż jest ewidencjonowana na kasie fiskalnej, faktura może zostać wystawiona wyłącznie wtedy, gdy paragon zawiera NIP nabywcy.
Trzeba przy tym pamiętać, że sprzedaż na rzecz rolników ryczałtowych podlega ewidencjonowaniu na kasie fiskalnej. Podobnie jak sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności.
W praktyce oznacza to, że transakcja jest najpierw dokumentowana paragonem, a dopiero później – przy spełnieniu określonych warunków – może zostać wystawiona faktura.
Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF faktura wystawiana na rolnika ryczałtowego z NIP powinna zostać sporządzona za pośrednictwem systemu KSeF.
Nie ma tu odrębnych zasad tylko dlatego, że nabywcą jest rolnik ryczałtowy. Decydujące znaczenie ma to, że występuje on w roli podatnika z numerem NIP.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy rolnik ryczałtowy nie posiada NIP, a identyfikuje się wyłącznie numerem PESEL.
W takim przypadku faktura może zostać wystawiona na podstawie paragonu, który nie zawiera NIP.
Może to nastąpić na żądanie rolnika zgłoszone terminie do 3 miesięcy po dokonaniu sprzedaży.
Wystawiona faktura nie będzie zawierała numeru NIP nabywcy.
Moc jest z nami: Warsztaty Produktowe dla rolników, Gniewkowo 26.02.2026
Potwierdzenie transakcji w sklepie i na stacji
Gdy rolnik dokonuje zakupów w sklepach stacjonarnych lub na stacjach benzynowych i oczekuje na dokument przy kasie, sprzedawca może wydać mu tzw. „potwierdzenie transakcji”.
Dokument ten nie jest fakturą, ale zawiera nazwę „potwierdzenie transakcji” oraz kluczowe dane handlowe wraz z kodami QR.
Dzięki niemu rolnik może jeszcze przed nadaniem numeru KSeF sprawdzić, czy sprzedawca faktycznie przygotował fakturę o danej treści handlowej do wysyłki.
Kamień Śląski A.D. 2026: cyfrowe narzędzia w rolnictwie to fundament sprawnego zarządzania
Odbiór faktury w KSeF czy poza systemem
Odbiór faktur zakupowych wystawionych na rzecz rolników ryczałtowych posiadających NIP przechodzi przez platformę KSeF.
Warto jednak pamiętać, że system nie przewiduje automatycznych powiadomień o pojawieniu się nowych dokumentów.
Konieczne będzie samodzielne zalogowanie się do systemu, by sprawdzić, czy pojawiła się FV.
Istnieje także możliwość, aby faktury trafiały bezpośrednio do programu finansowo-księgowego używanego przez rolnika.
Warunkiem jest jednak to, aby system był skonfigurowany systemowo z KSeF.
Jeżeli rolnik nie posiada NIP, nie będzie mógł odebrać faktury bezpośrednio w systemie, ponieważ KSeF identyfikuje podatników właśnie za pomocą numeru NIP.
W takiej sytuacji sprzedawca powinien udostępnić fakturę w sposób uzgodniony z nabywcą. Przykładowo, w formie wydruku papierowego albo pliku PDF przesłanego e-mailem.
Ważne jest, aby dokument zawierał kod QR lub odpowiedni link umożliwiający pobranie faktury lub wgląd w systemie KSeF. Pozwala to zweryfikować jej autentyczność bez konieczności logowania się do systemu – proces ten jest nazywany dostępem dwuetapowym:
- Rolnik otrzymuje od sprzedawcy wizualizację faktury z kodem QR (np. wydruku lub pliku PDF).
- Po zeskanowaniu kodu smartfonem, system wyświetla podstawowe dane faktury i prosi o podanie danych dostępowych w celu weryfikacji.
- Aby pobrać pełną fakturę, należy wpisać trzy wartości: numer faktury, identyfikator podatkowy nabywcy oraz kwotę należności ogółem.
Z praktycznego punktu widzenia kluczowe jest więc ustalenie już na etapie sprzedaży, czy rolnik ryczałtowy posiada NIP oraz czy przy zakupie występuje w roli podatnika.
To wpływa na sposób wystawienia i przekazania faktury.
Wdrożenie jasnych procedur w tym zakresie pozwoli uniknąć błędów, sporów z kontrahentami oraz konieczności późniejszych korekt.
Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej – swój przypadek skonsultuj ze specjalistą
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 z późn. zm.).
Bartosz Modrzejewski, konsultant podatkowy w kancelarii KrafTax
O KSeF dla rolników na łamach Agrokonsument:
- KSeF (zasady) – kliknij tutaj.
- KSeF (przykłady) – kliknij tutaj.
- KSeF (przydzielanie uprawnień) – kliknij tutaj.
- KSeF (zakupy rolnika ryczałtowego a KSeF) – kliknij tutaj
oraz:
