KSeF dla rolników cz. 3 – Udzielanie uprawnień do korzystania z systemu w imieniu rolnika

Od 1 lutego 2026 r. wszedł w życie Krajowy System e-Faktur (KSeF). W konsekwencji obejmie również przedsiębiorców z branży rolniczej. Oto trzecia część naszego poradnika w opracowaniu Bartosza Modrzejewskiego z kancelarii Kraftax.

Z poprzednich artykułów z serii „KSeF dla rolników” dowiedzieliśmy się, kto będzie musiał oraz kto będzie mógł wykorzystywać Krajowy System e-Faktur.

Wśród grupy rolników będą to oczywiście czynni podatnicy VAT oraz rolnicy ryczałtowi, którzy posiadają NIP i wyrazili zgodę poprzez system.

Pierwsza część informacji o KSeF (zasady) – kliknij tutaj.

Druga część informacji o KSeF (przykłady) – kliknij tutaj.

W niniejszym artykule krok po kroku przejdziemy przez procedurę udzielania uprawnień innym podmiotom/osobom w KSeF.

Czy rolnik ryczałtowy może wyrazić zgodę na wystawienie faktury VAT RR przez inny podmiot?

KSeF dla rolników cz. 2 – czym jest? Przykłady.

Czym jest udzielenie uprawnień w KSeF?

Udzielenie uprawnień jest pozwoleniem, aby ktoś inny wykonywał za nas obowiązki związane z KSeF.

Najczęściej delegowanymi będą uprawnienia do:

• wystawienia faktur,
• przeglądania faktur,
• zarządzania uprawnieniami.

Gdzie można udzielić uprawnień w KSeF?

Przed oficjalnym startem KSeF (1 lutego 2026 r.), podatnicy mają możliwość zarządzania uprawnieniami (nadawanie oraz odbieranie uprawnień) poprzez Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU).

Od 1 lutego 2026 r. funkcjonalności zarządzania uprawnieniami będą dostępne w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, lub w zintegrowanych z API KSeF 2.0 programach finansowo-księgowych, co spowoduje, że nie będą już dostępne poprzez MCU.

Spadek z gospodarstwem rolnym: czy spadkobierca płaci podatek?

Jak udzielić uprawnień w KSeF?

Aby przystąpić do działania w KSeF musimy najpierw się uwierzytelnić – czyli potwierdzić swoją tożsamość.

Podmioty (np. spółki) będą mogły to zrobić na dwa sposoby – albo skorzystać z zakupionej kwalifikowanej pieczęci elektronicznej albo złożyć do Urzędu Skarbowego zawiadomienie ZAW-FA.

Wtedy uwierzytelnia się uprawniona os. fizyczna we właściwy dla siebie sposób.

Osoby fizyczne posiadające nr NIP będą się uwierzytelniały chociażby poprzez:

• profil zaufany,
• aplikacje mObywatel,
• E-Dowód,
• bankowość elektroniczną.

Po pierwotnym uwierzytelnieniu w systemie podatnicy będą mogli również zawnioskować o certyfikaty czy tokeny, które będą służyć do uwierzytelniania się w komercyjnych programach finansowo-księgowych.

Zaznaczyć również trzeba, że opisane poniżej sposoby udzielenia uprawnień zostały opisane na podstawie funkcjonowania Modułu Certyfikatów i Uprawnień (obowiązuje do końca stycznia 2025 r.)

Mogą one ulec modyfikacji w związku z planowaną zmianą interfejsu, wynikającą z włączenia Modułu Certyfikatów i Uprawnień do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Roman Włodarz objaśnia szkody łowieckie: Warsztaty Produktowe dla rolników, Wieczfnia 4.02.2026

A) Rolnicy czynni podatnicy VAT

1) Udzielenie uprawnień pracownikowi firmy lub osobie fizycznej spoza firmy (np. konkretnemu księgowemu)

1. Decyzja o przekazaniu posiadanych uprawnień (np. uprawnienia do wystawiania faktur, przeglądania faktur, przeglądania uprawnień, przeglądania historii sesji – UPO, zarządzania jednostkami podrzędnymi, zarządzania uprawnieniami)
2. Wejście na stronę internetową MCU/ Aplikacji podatnika KSeF 2.0
3. Uwierzytelnienie się w systemie
4. Wejście w zakładkę „Uprawnienia” – Menu boczne
5. Jeśli chcemy przekazać uprawnienia do „zarządzania uprawnieniami” – to wejście w zakładkę „Dodaj administratora” – Menu boczne
6. Jeśli chcemy przekazać pozostałe uprawnienia – wejście w zakładkę „Nadaj uprawnienie” – Menu boczne oraz wybór rodzaju uprawnienia „Osobie fizycznej do pracy w KSeF”
7. Wybór rodzaju podmiotu uprawnianego – zazwyczaj będzie to „Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL”
8. Uzupełnienie danych podmiotu uprawnianego – tzw. „Identyfikator” – NIP lub PESEL, Imię oraz Nazwisko
9. Jeśli chcemy przekazać inne uprawnienia niż uprawnienia do zarządzania uprawnieniami, wybieramy stosowne uprawnienia. Np. do wystawiania faktur, przeglądania faktur, przeglądania uprawnień, przeglądania historii sesji – UPO, zarządzania jednostkami podrzędnymi.
10. Potwierdzenie operacji klikając – „Nadaj uprawnienia”

2) Udzielenie uprawnień innemu podmiotowi np. biuru rachunkowemu

1. Decyzja o przekazaniu posiadanych uprawnień (np. uprawnienia do wystawiania faktur oraz/lub przeglądania faktur – obydwa te uprawnienia mogą zostać „powiększone” o prawo do dalszego przekazywania uprawnienia)
2. Wejście na stronę internetową MCU/ Aplikacji podatnika KSeF 2.0
3. Uwierzytelnienie się w systemie
4. Wejście w zakładkę „Uprawnienia” – Menu boczne
5. Wejście w zakładkę „Nadaj uprawnienie” – Menu boczne oraz wybór Rodzaju uprawnienia „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”
6. Uzupełnienie danych podmiotu uprawnianego – NIP oraz Pełna nazwa
7. Wybór Zakresu przekazywanych uprawnień – czy tylko uprawnienia do „wystawienia faktur”, czy tylko uprawnienie do „przeglądania faktur” czy obydwa te uprawnienia – obydwa te uprawnienia mogą zostać „powiększone” o prawo do dalszego przekazywania uprawnienia
8. Potwierdzenie operacji klikając – „Nadaj uprawnienia”

B) Rolnicy ryczałtowi

1) Udzielenie uprawnień podmiotowi do wystawiania faktur VAT-RR (nabywcy)

1. Decyzja o przekazaniu posiadanych uprawnień
2. Wejście na stronę internetową MCU/ Aplikacji podatnika KSeF 2.0
3. Uwierzytelnienie się w systemie
4. Wejście w zakładkę „Uprawnienia” – Menu boczne
5. Wejście w zakładkę „Nadaj uprawnienia” – Menu boczne oraz wybór Rodzaju uprawnienia „Podmiotowi do wystawiania faktur VAT RR”
6. Uzupełnienie danych podmiotu uprawnianego – NIP oraz Pełna nazwa
7. Zaznaczenie pola „Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług.”
8. Potwierdzenie operacji klikając – „Nadaj uprawnienia”

Należy pamiętać, aby po utracie statusu rolnika ryczałtowego odebrać nabywcy uprawnienia do wystawienia faktur VAT RR!

Dobra robota KOWR: wreszcie widać Polskę na targach Gruene Woche 2026 w Berlinie

Jak odebrać przyznane uprawnienia?

Odbiór uprawnień następuje np., gdy kończymy współpracę z pracownikiem lub biurem rachunkowym.

Wówczas musimy przejść następujące kroki:

1. Decyzja o odebraniu przekazanych uprawnień
2. Wejście na stronę internetową MCU/ Aplikacji podatnika KSeF 2.0
3. Uwierzytelnienie się w systemie
4. Wejście w zakładkę „Uprawnienia” – Menu boczne
5. Wejście w zakładkę „Zarządzaj uprawnieniami” – Menu boczne
6. Na górnym pasku wybieramy stosowną grupę uprawnień, np. obowiązujące uprawnienia czy nadane uprawnienia
7. Wybieramy daną osobę/podmiot, której chcemy odebrać uprawnienia zaznaczając ją po lewej stronie tabeli
8. Klikamy „Odbierz uprawniania” – opcja u dołu tabeli

Wkrótce dalszy ciąg dalszy tematów podatkowych, w tym KSeF.

Jeśli masz pytania, pisz do redakcji: redakcja@agrokonsument.pl

Niniejszy artykuł nie stanowi porady prawnej – swój przypadek skonsultuj ze specjalistą

Bartosz Modrzejewski Konsultant podatkowy w kancelarii KrafTax

O KSeF dla rolników na łamach Agrokonsument:

1. KSeF (zasady) – kliknij tutaj.
2. KSeF (przykłady) – kliknij tutaj.
3. KSeF (przydzielanie uprawnień) – kliknij tutaj.

oraz:

1. Faktura VAT RR a KSeF – kliknij tutaj

Pod swoim skrawkiem nieba: Mieczysław Bagiński, Bieliny